डिजिटल रिसर्च में एडवेंचर्स - डेवोनथिंक: एसेकिंग द साइलो

साइलो धमाका, डैन ब्राउन, फ़्लिकर।

अपनी पिछली पोस्ट में, मैंने बताया कि मैं अपने शोध सामग्री के लिए गो-डेस्टिनेशन के रूप में एवरनोट से दूर क्यों जा रहा हूं। जबकि मुझे पिछले कुछ वर्षों में एवरनोट से बाहर जबरदस्त उपयोग मिला है - और भविष्य में इसका भारी उपयोग करना जारी रखेगा - यह केवल उस सामग्री की मात्रा का सामना नहीं कर सकता जो मैं इसे फेंक रहा हूं। या कम से कम, यह उस जानकारी को इस तरह से व्यवस्थित और संसाधित नहीं कर सकता है जो मेरे वर्कफ़्लो के लिए उपयोगी है।

इस पोस्ट में, मैं परिचय दूंगा कि क्यों मैं अपने शोध परियोजनाओं को व्यवस्थित करने के लिए एक और ऐप - Devonthink Pro Office (DTPO) का उपयोग कर रहा हूं। Devonthink एक ऐपल-ओनली ऐप है, जिसमें MacOS और iOS दोनों ही वेरिएंट हैं, इसलिए आप में से उन लोगों के लिए पहले से ही माफ़ी है जो केवल विंडोज़ का इस्तेमाल करते हैं। हालाँकि, पिछले कुछ महीनों में Devonthink मेरे वर्कफ़्लो का एक अनिवार्य हिस्सा बन गया है, इसलिए, इस आधार पर कि मैं कई शिक्षाविदों को जानता हूं जो अब Macs का उपयोग करते हैं, मैं साझा करना चाहूँगा कि कैसे मैं Devonthink का उपयोग अपने शोध को इस तरह से करने के लिए करता हूँ एवरनोट की मुख्य कमियां खत्म।

देवतुन्हिंक का परिचय

अपने अजीब नाम के बावजूद, Devonthink को इंग्लिश काउंटी, या कस्टर्ड से कोई लेना-देना नहीं है। नाम, जाहिरा तौर पर, डेवोनियन अवधि (419359 मिलियन वर्ष पहले) को संदर्भित करता है, हालांकि यह दस्तावेज़ प्रबंधन के साथ क्या करना है, मुझे नहीं पता। देवउंटिंक वास्तव में अब कई वर्षों से आसपास है, एवरनोट को किसी तरह से पूर्ववर्ती कर रहा है, और इसके इडाहो-आधारित डेवलपर्स ने आपकी जानकारी के प्रबंधन में मैक की शक्ति का दोहन करने के लिए बहुत कुछ किया है। Devonthink अनिवार्य रूप से एक डेटाबेस है - या अलग-अलग डेटाबेसों का एक संग्रह - जो आपको पसंद है उसे स्टोर या इंडेक्स कर सकता है, और जबकि Evernote का मुख्य विक्रय बिंदु खोज है, Devonthink की कृत्रिम बुद्धिमत्ता है, जो आपके दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से समूह या वर्गीकृत कर सकता है, जैसे कि जादू के रूप में। DTPO सभी दस्तावेजों के स्कैनर सपोर्ट और बेक्ड-इन OCR (ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन) को सक्षम करते हुए, डेवुंटिंक का उच्चतम स्तर उपलब्ध है। यह बहुत महंगा है, लेकिन एवरनोट के विपरीत यह एक सदस्यता उत्पाद नहीं है और मैंने इसे बहुत अधिक शैक्षिक छूट पर उठाया है। यह हर पैसे के लायक है।

अलग डेटाबेस - खोज, सिंक और अच्छी तरह से नींद

अपने एवरनोट पोस्ट में, मैंने बताया कि मेरी सबसे बड़ी पकड़ यह है कि यह एक एकल डेटाबेस है। यदि आप इसका उपयोग करते हैं जैसे मैंने किया, तो आपके व्यक्तिगत सामान को आपके काम के सामान, आपके निजी के साथ पेशेवर के साथ मिलाया जाता है, इसलिए मेहनती संगठन के बिना (चाहे अलग-अलग नोटबुक या टैग के उदार आवेदन के माध्यम से), आप अनजाने में अपने सहयोगियों को दिखा सकते हैं अपने सभी shakshuka व्यंजनों, या टिम Farronyou के क्लिप वेब से पकड़ा है। Devonthink आपको कई डेटाबेस सेट करने की अनुमति देता है। जब आप पहली बार Devonthink शुरू करते हैं, तो आपको एक डेटाबेस सेट करने के लिए कहा जाता है (इनबॉक्स डेटाबेस मानक के रूप में आता है)। यह डेटाबेस आपकी हार्ड ड्राइव पर स्थानीय रूप से रह सकता है, लेकिन Devonthink के हाल के संस्करणों में सिंक विकल्पों का एक उदार सेट भी शामिल है, जिसमें आईक्लाउड ड्राइव, ड्रॉपबॉक्स, वेबडाव और स्थानीय वाईफाई-सिंक शामिल हैं (जिनमें से बाद में सुरक्षित और पागल-तेज़ है) । ये विकल्प आपको अपने सभी Apple उपकरणों पर अपने डेटाबेस तक पहुंचने की अनुमति देते हैं, जिनमें iOS पर Devonthink के साथ iOS पर जाना शामिल है। डेटाबेस को पासवर्ड संरक्षित किया जा सकता है, और यदि आप सिंक करना चुनते हैं, तो सीटू और पारगमन दोनों में एन्क्रिप्ट किया गया है। जब सुरक्षा की बात आती है, इसलिए, Devonthink में सभी आधार शामिल हैं। सूचना प्रबंधन के लिए यह क्लाउड-वैकल्पिक समाधान का अर्थ है कि मैं अपनी गोपनीय फाइलों जैसे कि बैंक के बयानों को देवोंटिंक के जिनॉर्मस ब्रेन (विशेष रूप से, समर्पित वित्तीय डेटाबेस में) में संग्रहीत करके अधिक खुश हूं। ओसीआर और स्कैनर समर्थन के साथ, मैं अपने दस्तावेज़ों को क्लाउड में खो जाने, या हैक होने के डर के बिना एक पेपर-लाइट अस्तित्व का पीछा करना जारी रख सकता हूं। इन सबसे ऊपर, इसका मतलब है कि मैं अपने व्यक्तिगत जीवन के लिए अलग डेटाबेस और अलग शोध परियोजनाएं रख सकता हूं। इसका मतलब यह है कि जब मैं अपने डेटाबेस को देखता हूं, तो मुझे केवल प्रासंगिक सामग्री दिखाई देती है। क्योंकि मेरे अलग डेवोन्थिंक डेटाबेस मेरे पूर्व (विशाल) एवरनोट डेटाबेस की तुलना में हल्के हैं, खोज तेजी से तेजी से - एवरनोट की तुलना में बहुत तेज है - और मैं इस ज्ञान में ध्वनिपूर्वक सो सकता हूं कि किसी ने मेरे कई शुकुष्का व्यंजनों को नहीं देखा है, जब तक कि वे उन्हें नहीं चाहते थे।

यहां कोई सिलोइंग नहीं - जब तक आप इसे नहीं चाहते

दोबारा, मैं एवरनोट के साथ एक और समस्या यह है कि अधिक से अधिक डेटा आप में डाल दिया है, अपने जादू Evernote दस्तावेजों के बीच व्यापक खाई, और फ़ाइल सिस्टम पर अपने नियमित-जो दस्तावेज। यह आपके एवरनोट डॉक्स को किसी पागल पार्टी में आमंत्रित किया गया है, जहां कुछ भी हो सकता है, और आपके नियमित-जो डॉक्स घर पर संतरे का रस निचोड़ते हुए फंस जाते हैं। क्या आप अपने फाइल सिस्टम पर दस्तावेजों को व्यवस्थित और खोज करना चाहते हैं, जैसे कि परियोजना फाइलें या फाइलें जो आयात करने के लिए बहुत बड़ी हैं (जैसे फिल्में)? कठिन है, वे आमंत्रित नहीं हैं।

Devonthink के साथ, आप अपनी हार्ड ड्राइव पर नियमित फ़ाइलों को अनुक्रमित कर सकते हैं, साथ ही अपने डेटाबेस में फ़ाइलों को आयात कर सकते हैं। अंतर यह है कि जबकि आयातित फाइलें डेटाबेस में मौजूद हैं - ए ला एवरनोट - और केवल वहीं संग्रहीत हैं, अनुक्रमित फाइलें आपके फाइल सिस्टम पर बैठना जारी रखती हैं; वे सिर्फ Devonthink के भीतर संदर्भित हैं। आप उन्हें Devonthink के भीतर खोल सकते हैं, उन्हें खोज सकते हैं, उन्हें संपादित कर सकते हैं और उन्हें व्यवस्थित कर सकते हैं जैसा कि आप फिट देखते हैं, लेकिन वास्तविक फाइलें कहीं और बैठती हैं। इसका लाभ किसी भी शैक्षणिक के लिए स्पष्ट है, जिन्होंने अनुसंधान की एक महत्वपूर्ण राशि को अंजाम दिया है और डिजिटल दस्तावेजों का ढेर लगा दिया है। आप प्रासंगिक संदर्भ सामग्री के साथ अपनी परियोजना फाइलों को व्यवस्थित और खोज सकते हैं। आप उस सामग्री के माध्यम से व्यवस्थित और खोज कर सकते हैं जो आपके डेटाबेस में फिट होने के लिए बहुत बड़ी है, तदर्थ फ़ाइलों को आपको लंबे समय तक संग्रहीत करने की आवश्यकता नहीं है, या जो भी कारण डेटाबेस में संग्रहीत नहीं किए जाने चाहिए वे फाइलें। इन सबसे ऊपर, यह आपकी फ़ाइलों को एक ही समय में कई बाहरी ऐप्स द्वारा एक्सेस करने की अनुमति देता है, जिससे आपको सिलोइंग की समस्या से बचना पड़ता है, जिससे आपको सबसे अधिक कार्यक्षमता को सुरक्षित करने के लिए अलग-अलग डेटाबेस में एक ही फाइल की कई प्रतियां डालने की आवश्यकता होती है (इस प्रकार अनावश्यक हार्ड ड्राइव स्पेस लेना) । इसलिए, मेरे संदर्भ प्रबंधक मेरे ऐतिहासिक स्रोतों के पीडीएफ़ को देख सकते हैं, और उनका उपयोग उद्धरण बनाने के लिए कर सकते हैं, लेकिन देवोंटिंक उसी पीडीएफ़ को 'देख' सकते हैं और उनका उपयोग संगठन, खोज और एनोटेशन के लिए कर सकते हैं।

बेहतर संगठन और दृश्य

Devonthink प्रो ऑफिस का स्क्रीनशॉट

जैसा कि मैंने पहले बताया, एवरनोट की संगठनात्मक विशेषताएं लचीली, लेकिन सीमित हैं। टैगिंग से द्वि-स्तरीय भंडारण पदानुक्रम (नोटबुक्स और स्टैक) से जुड़ी समस्याओं के कई चरण मिलते हैं। हालांकि, टैगिंग को बनाए रखना बेहद मुश्किल है। एवरनोट खोज अद्भुत है, और इसके उन्नत खोज वाक्यविन्यास का उपयोग करके, आप अपने डेटाबेस के माध्यम से अधिक केंद्रित तरीके से झार सकते हैं। हालाँकि, जब यह अधिक परिष्कृत डेटा संगठन और उन्नत गुणात्मक अनुसंधान के लिए आवश्यक विज़ुअलाइज़ेशन की बात आती है, तो एवरनोट इसकी गहराई से बाहर है।

मुझे लगता है कि देवउंटंक की खोज एवरनोट के जितनी शक्तिशाली है - शायद उससे भी ज्यादा। एवरनोट प्रीमियम (ओसीआर'ड पाठ सहित) के अनुसार न केवल यह आपकी फ़ाइलों और दस्तावेजों की सामग्री को खोजता है, बल्कि आप बूलियन ऑपरेटरों का उपयोग करके अपनी फ़ाइलों पर कहीं अधिक दानेदार खोजों को चला सकते हैं। इसके अलावा, देवोंटिंक के पास that स्मार्ट समूहों ’के साथ सहेजे गए खोजों के लिए बेहतर समर्थन है, जो विशिष्ट मानदंडों के अनुसार स्वचालित रूप से प्रासंगिक फ़ाइलों को पुनर्प्राप्त करते हैं। यह कार्यक्षमता शिक्षाविदों के लिए आदर्श है, खासकर जब यह दस्तावेजों के अपने असंख्य दृश्य और विश्लेषण के लिए आता है। मैं विशेष कीवर्ड और वाक्यांशों का शिकार करने के लिए स्मार्ट समूहों का उपयोग करता हूं, इसलिए जब मैं नए दस्तावेज़ों को अनुक्रमित या आयात करता हूं, तो मैं हमेशा प्रासंगिक सामग्री ढूंढना सुनिश्चित कर सकता हूं।

Devonthink के साथ, आप उतने ही नेस्टेड फोल्डर बना सकते हैं, जितना आप टैग्स और स्मार्ट ग्रुप्स के साथ-साथ अत्यधिक वैयक्तिकृत फाइलिंग सिस्टम बनाना चाहते हैं। Devonthink आपको झंडे और रंगीन लेबल के साथ अपने दस्तावेज़ों को चिह्नित करने की अनुमति देता है ताकि आप एक नज़र में देख सकें कि क्या कोई विशेष दस्तावेज़ महत्वपूर्ण है या कार्रवाई की आवश्यकता है। इसका मुख्य कारण यह है कि देवउंटिंक अत्यंत स्केलेबल है, आसानी से कार्यक्षमता के नुकसान के बिना कई हजार दस्तावेजों के विशाल डेटाबेस को संभाल रहा है। यह आपके डेटा के बेहतर विज़ुअलाइज़ेशन की भी अनुमति देता है, जिससे आप कनेक्शनों को छेड़ सकते हैं और इसके बारे में नए और रचनात्मक तरीकों से सोच सकते हैं (इसलिए, 'देवन्थिंक में' सोचते हैं)। इस प्रकार देवतुंइके शिक्षाविदों, वकीलों और अन्य सूचना कार्यकर्ताओं के लिए आदर्श है, जो बहुत सारे डेटा को संभालते हैं और यह कैसे व्यवस्थित और प्रस्तुत किया जाता है, इस पर बेहतर नियंत्रण की आवश्यकता है।

आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस - काफी स्काईनेट नहीं, लेकिन फिर भी बहुत अच्छी तरह से

देवउंटिंक का मुख्य विक्रय बिंदु, जैसा कि मैंने ऊपर उल्लेख किया है, अपने दस्तावेजों को स्वचालित रूप से दर्ज करने के लिए 'कृत्रिम बुद्धिमत्ता' का उपयोग करता है - एक कार्यक्षमता जिसे अभी तक एवरनोट में पूरी तरह से दोहराया नहीं गया है। हम अभी तक कृत्रिम बुद्धिमत्ता के स्काईनेट के स्तर के बारे में बात नहीं कर रहे हैं, लेकिन देवोंटिंक आपकी सामग्री और मेटाडेटा के आधार पर आपके दस्तावेजों का विश्लेषण करने और उन्हें स्वचालित रूप से समूहीकृत या वर्गीकृत करने में काफी अच्छा काम करता है। तो, आप अपने डेटाबेस में एक विशेष ऐतिहासिक स्रोत डाल सकते हैं और देवोंटिंक यह काम करेगा कि यह किस समूह में है।

पहुंच, आयात और निर्यात

देवउंटिंक की सबसे बड़ी ताकत यह है कि आपके डेटाबेस में आपके द्वारा रखे गए दस्तावेज़ों को उनके मूल प्रारूप में रखा जाता है (उदाहरण के लिए, dxx, rtf, pdf) और संपूर्ण रूप में फाइल सिस्टम के लिए सुलभ है। अनुक्रमित दस्तावेज़ों को आपके फ़ाइल सिस्टम पर उनके मूल स्थानों में रखा जाता है, लेकिन यहां तक ​​कि Devonthink के डेटाबेस पैकेज के भीतर आयातित दस्तावेज़ स्पॉटलाइट का उपयोग करके स्थित और खोजे जा सकते हैं।

Devonthink के उन्नत दस्तावेज़ हैंडलिंग का अर्थ यह भी है कि आयात और निर्यात वास्तव में आसान है। आप अलग-अलग फ़ाइलों या संपूर्ण फ़ोल्डरों को आयात कर सकते हैं, और जब निर्यात करने का समय आता है, तो यह केवल आपके फ़ाइल सिस्टम पर उन्हें Devonthink से बाहर खींचने का मामला है। और चूंकि दस्तावेज़ उनके मूल प्रारूप में संरक्षित हैं, इसलिए आपको उन्हें परिवर्तित करने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।

साझा करने की परवाह नहीं करता

अब तक डिजिटल शोध के लिए डेवोन्टिंक के फायदे स्पष्ट होने चाहिए - लेकिन सभी एप्स में उनके डाउनसाइड्स होते हैं, और डेवोन्टिंक की अपनी उचित हिस्सेदारी है। सबसे पहले, इंटरफ़ेस थोड़ा पुराने जमाने और क्लंकी है - 2016 के बजाय 2006 से कुछ। यह एवरनोट के रूप में पॉलिश करने का कोई तरीका नहीं है। हालांकि यह इसकी कार्यक्षमता को प्रभावित नहीं करता है, अगर आप सौंदर्यशास्त्र की परवाह करते हैं और अपने डेटाबेस में बहुत समय बिताने की योजना बनाते हैं, तो यह कुछ ऐसा है जिसके बारे में सोचने योग्य है।

दूसरी बात, एवरनोट की तुलना में देवोन्तिंक की साझाकरण और सहयोग सुविधाएँ भी बहुत बुनियादी हैं। जब एवरनोट के पास साझा नोटबुक के लिए समर्थन है, तो Devonthink एक स्थानीय नेटवर्क पर दोस्तों और सहकर्मियों के साथ अपने डेटाबेस को साझा करने के लिए अपने स्वयं के तदर्थ वेब सर्वर का उपयोग करता है। यह आदर्श नहीं है, और मुझे उम्मीद है कि समय में Devonthink में अधिक उन्नत साझाकरण सुविधाएँ शामिल होंगी, विशेष रूप से कॉर्पोरेट या एंटरप्राइज़ वातावरण में उपयोगकर्ताओं के लिए उपयोगी।

निष्कर्ष

यह पोस्ट देवउंटिंक की मुख्य विशेषताओं के इर्द-गिर्द घूमता रहा है, जो एक ही पोस्ट में उल्लिखित हैं। कई और अधिक उन्नत विशेषताएं हैं (जैसे प्रतिकृतियां और डुप्लिकेट, आरएसएस फ़ीड समर्थन और वेब बुकमार्क) जो केवल शोध सामग्री एकत्र करने के बजाय डिजिटल शोध करने के लिए देवन्थिंक को आदर्श बनाते हैं। Devonthink (और विशेष रूप से, इसका उन्नत तनाव, Devonthink Pro Office) का उपयोग करके, एवरनोट की कई व्यावहारिक कमियों, जैसे कि इसका सीमित संगठन और आपके महत्वपूर्ण दस्तावेजों की सिलोइंग को दूर किया जा सकता है।

अपनी अगली पोस्ट में, मैं बताऊंगा कि कैसे मैं दोनों ऐप्स का इस्तेमाल एक-दूसरे के साथ मिलकर करता हूं ताकि दोनों दुनिया का सर्वश्रेष्ठ हासिल कर सकूं। जबकि एवरनोट और डेवॉन्थिंक एक ही मूल विशेषताओं (जैसे खोज, अनुक्रमण, और ओसीआर) के कई साझा करते हैं, उनके उन्नत फीचर सेट और कार्यान्वयन में अंतर का मतलब है कि वे थोड़े अलग उद्देश्यों के अनुकूल हैं। उन दोनों को यथासंभव व्यवस्थित रूप से काम करने के लिए, दोनों ऐप्स के लाभों को अधिकतम किया जा सकता है और उनकी कमजोरियों को रद्द किया जा सकता है। मेरी शोध सामग्री के लिए देवन्थिंक स्पष्ट घर हो सकता है, लेकिन इसकी कीमत क्या है, इसके लिए मैं एवरनोट में अपनी शकुशका रेसिपीज़ जारी रखता हूँ।

अगली पोस्ट: DEVONthink के साथ Evernote का उपयोग करना

यह लेख मूल रूप से www.chrissirrs.com पर पोस्ट किया गया था।